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Les Financiers... Pour une gestion financière fiable, complète et intégrée sur la plate-forme iSeries 400 de IBM!

Le générateur d’états financiers (GEF)

Le tableur relationnel simple et intégré à  votre environnement

Jusqu’à  présent, lorsque vous avez produit des rapports financiers et effectué des analyses, vous avez consacré beaucoup de temps à  transférer vos données manuellement de votre grand livre au micro-ordinateur..  Sans compter qu’après ces opérations, vos données n’étaient déjà  plus à  jour!

Maintenant, LMS vous offre une solution intégrée. Le tableur relationnel GEF vous permet de sauver ce temps précieux puisqu’il est relié à  vos applications sur la plate-forme iSeries  400 de IBM. Grâce à  GEF, vous effectuez des rapports et des analyses personnalisés en manipulant vos données directement à  partir de votre système comptable et d’autres bases de données incluses dans votre environnement iSeries. Vous serez étonné par la simplicité de GEF et les résultats optimaux obtenus grâce à  ses commandes et à  ses fonctions. De plus, cette solution est multi compagnie et une documentation complète l’accompagne.

Le tableur relationnel GEF s’intègre avantageusement au générateur de rapports AS/PECT. Ce logiciel vous permet de concevoir des listes personnalisées partir de toute la base de données de votre iSeries 400.
 

Une solution intégrée
 

• Facile d’utilisation, GEF s’apparente aux tableurs commerciaux les plus connus sur le marché. De plus, GEF consiste en une fenêtre ouverte sur votre environnement iSeries. Il possède des fonctions de liaison qui vous donnent un accès instantané et en temps réel au grand livre ainsi qu’à  d’autres bases de données, par exemple à  des modules relatifs aux ventes, à  la production, au budget, etc. Enfin, un outil puissant qui s’intègre à  vos applications !

L’heure juste à  tout moment de l’année
 

• De conception dynamique, GEF est relié à  votre calendrier comptable de sorte qu’il actualise constamment le contenu de vos feuilles de calcul. Par ailleurs, il permet de présenter l’information de différentes périodes comptables pour effectuer des calculs d’après les données de ces périodes.

Des rapports personnalisés
 

• Vous pouvez personnaliser vos feuilles de calcul suivant vos normes de présentation. GEF possède des fonctions d’édition et de mise en forme de vos rapports, ainsi qu’une fonction de liaison à  un traitement de texte iSeries 400.

Le module des achats et des inventaires

Le module des achats et des inventaires permet de gérer électroniquement l’acheminement des réquisitions et de les approuver. L’acheteur peut effectuer des commandes avec une grande facilité et il est à  même d’exercer un contrôle absolu sur chaque phase de la commande. La gestion des inventaires contrôle le processus d’approvisionnement, le maintien de l’inventaire perpétuel des stocks, la distribution des coûts au requérant et elle produit des analyses de consommation des produits.
 

Les avantages reliés à  la conception même du module des achats et des inventaires

Sécurité d’accès

• La gestion des autorités permet de segmenter les tâches de façon à  assurer la confidentialité des informations. À chaque usager travaillant dans le système, il est possible d’assigner des tâches précises (assignation de menus spécifiques et accès à  des dossiers particuliers).

Aide interactive

• Une aide interactive et complète est disponible pour l’usager, en tout temps.

Fenêtres d’invite

• Plusieurs fenêtres d’invite sont disponibles à  l’usager afin de faciliter la recherche d’informations ou de sélectionner des paramètres disponibles.

Natif RPG/400

• Ce module a été développé dans un langage RPG/400 pour une utilisation optimale des ressources du iSeries 400.

Utilisation du code à  barres

• Impression du code à  barres désiré pour permettre la prise d’inventaire physique.

Impression sélective du catalogue

• L’impression du catalogue des produits et services peut se faire selon les critères suivants :
   
• catégorie de produit ;
• sous-catégorie ;
• numéro du produit.
   

Acheminement électronique des réquisitions

• Tout le processus de traitement des réquisitions se fait électroniquement. Ainsi, les étapes de traitement des réquisitions peuvent être effectuées directement aux postes de travail. Il n’est donc plus nécessaire de faire approuver l’imprimé des réquisitions, des commandes, etc., tout au long du processus de traitement. De plus, les facilités de communication du iSeries 400 permettent l’intégration d’un télécopieur pour l’envoi électronique des commandes aux clients.

Approbation électronique

• Gérée par la sécurité d’accès, cette fonction assure l’intégralité de la réquisition en validant la disponibilité des fonds et des exclusions à  ce processus, de la commande et des transactions d’inventaire.

Gestion des pré engagements des fonds

• Lors de l’approbation, un pré engagement des fonds s’effectue de façon interactive, de sorte que la prochaine réquisition tiendra compte des montants déjà engagés.

Possibilité de recherche des produits réquisitionnés selon plusieurs champs

• La recherche d’un produit ou d'un service peut s’effectuer à  partir de plusieurs champs de données, soit :


     par catégorie ou par sous-catégorie ;
     par abréviation française ou anglaise ;
     par le code de produit des fournisseurs ;
     par le code de produits regroupés.
 

Deux types de réquisitions manuelles

• Le système peut contrôler la numérotation des réquisitions ou il permet l’utilisation d’une séquence préimprimée.

Réquisition automatique de matériel

• Une réquisition est générée automatiquement lorsque le point de commande est atteint, ceci afin d’assurer un contrôle par l’acheteur des quantités à  commander et des montants disponibles.

Facilité de recherche des fournisseurs

• Accès à  la liste des fournisseurs et à  leur dossier respectif.

Divers modes de classement de produits

• Les produits en inventaire peuvent être classifiés par :
• catégorie ;
• localisation ;
• quantité en consignation ;
• quantité en commande.
   

Plusieurs localisations

• Plusieurs localisations peuvent être utilisées dans le système :

 

• entrepôt ;
   
• local ;
   
• allée ;
   
• rangée ;
   
• tablette ;
   
• section.
   

Gestion des disponibilités financières

• La vérification des disponibilités financières et l’imputation des coûts aux codes budgétaires à  la sortie sont gérées par le module des achats et des inventaires.

Caractéristiques de la commande d’achat

• Le système peut créer une commande d’achat de deux façons :

 

• À  partir d’une réquisition ;
• À  partir de la liste des produits réquisitionnés approuvés non commandés pour un fournisseur potentiel choisi.
  
   
• Le système effectue :

 

• la gestion des taxes (fédérales et provinciales) ainsi que la gestion des autres droits (ex. : douane et transport) ;
• le désengagement des montants engagés lors de la réquisition ;
• l'engagement des montants spécifiés à  la commande.
   

Contrôle de la réception des produits

• Dès la réception des produits et services, le bordereau de livraison relié à  une commande est saisi dans le système.
  
   
• Les produits et les services reçus en surplus entraînent l’émission d’une réquisition supplémentaire aux fins d’approbation de l’imputation.
  
   
• Si le produit est en inventaire, il y aura :

 

• une assignation de localisation et un ajustement des quantités ;
• un calcul du prix moyen pondéré en excluant la TPS.
   

Inventaire théorique ou physique

• La gestion des inventaires se présente sous deux volets :

 

• théorique ;
• physique.
  
   
• Le système gère les écarts entre les quantités de l’inventaire théorique et celles de l’inventaire physique, par localisation et/ou par produit.
  
   
• La fonction historique des mouvements d’inventaire est disponible par période, par produit et par catégorie et ce, pour les deux volets de gestion d’inventaire (théorique et physique).
   

Calcul de la valeur de l’inventaire

• Automatiquement, la valeur de chaque produit de l’inventaire est calculée au prix moyen pondéré, sans la TPS. Par contre, la TPS sera calculée pour redistribution aux différentes imputations lors de la sortie d’inventaire.
   

Grand livre

Le module Grand livre permet de gérer efficacement le traitement comptable en tenant compte, s’il y a lieu, des transactions générées par les autres modules du système financier (comptes fournisseurs, comptes clients, paie, gestion des achats, etc.). Le module Grand livre est le chef de file du système financier puisque c’est à  l’intérieur de ce module que l’on établit la nomenclature des comptes, que l’on traite les écritures et que l’on demande les fermetures périodiques ou annuelles. C’est aussi à  partir des données transmises par le module Grand livre que seront émis les États financiers, grâce au générateur de rapports financiers.

L’architecture du module Grand livre offre une grande souplesse au niveau de l’arrangement du système comptable. Chacun des comptes de la nomenclature peut être associé à  des lignes d’annexe qui servent ensuite à  définir des rapports financiers. Il est donc possible de créer divers documents d’analyse comptable, en plus des États financiers standards. Le module possède un autre avantage peu courant, soit celui de permettre l’impression de documents, tels que la balance de vérification ou les journaux comptables et ce, même si la période financière n’est pas terminée.

Le module Grand livre respecte les principes comptables établis et génère des rapports de contrôle :
 

• la liste des transactions avant le traitement comptable ;
  
   
• la liste des écritures traitées ;
  
   
• les journaux comptables ;
  
   
• la balance de vérification.
   

Finalement, le module permet de consulter les données des comptes du grand livre tant à  l’écran que sur papier :

• interrogation des comptes selon plusieurs formats (comparaison avec l’année antérieure, avec le budget, lien avec les lignes d’annexe correspondant aux rapports financiers, analyse du compte) ;
  
   
• impression du contenu d’un ou de tous les comptes de la nomenclature ;
  
   
• impression de l’analyse d’un compte.
   

Des avantages incalculables
 

• Possibilité de gérer la comptabilité de plusieurs entreprises et d’émettre des rapports consolidés.
  
   
• Possibilité de traiter des devises étrangères.
  
   
• Possibilité d’associer un numéro de projet à  une écriture comptable, de façon à  tenir à  jour le coût des projets.
  
   
• Possibilité de saisir le budget pour chacun des comptes de la nomenclature.
  
   
• Au moment de la fermeture de l’exercice, transfert automatique des données de l’année courante dans celles de l’année antérieure (possibilité d’entrer les données de l’année antérieure lors de l’installation du module Grand livre).
  
   
• Possibilité d’interroger les données à  l’écran.
  
   
• Possibilité d’intégrer, en tout temps, d’autres modules du système financier.
  
   
• Possibilité de consulter en tout temps la documentation interactive.
  
   
• Soutien technique constant.
   

Générateur de rapports financiers

Le module Générateur de rapports financiers permet d’imprimer les États financiers et divers autres rapports comptables demandés par l’usager. Le module est constitué de 17 annexes possédant chacune 9 999 lignes. Les possibilités de définition de rapport sont donc imposantes. Une fois que le module a reçu les coordonnées servant à  construire le rapport, il peut calculer les sommes, compiler les données et procéder à  l’impression de l’État.

Le fait de construire les états financiers dans les annexes permet à l’usager d’obtenir, en plus des états financiers réguliers, des rapports variés répondant à  des besoins sporadiques. Le module Générateur de rapports financiers peut aller chercher intégralement des sommes contenues dans les comptes de grand livre ou dans des annexes. Au besoin, un coût de revient peut être intégré aux rapports. On peut aussi demander au module d’établir un pourcentage mettant en rapport deux lignes d’annexe.

De plus, l’usager peut définir le type de comparaison qu’il veut trouver dans son rapport (par exemple, période courante et année courante, année courante et année précédente, budget, etc.).
 

Des avantages incalculables

• Possibilité de générer les rapports comptables et les états financiers de plusieurs entreprises.
  
   
• Possibilité de générer les états consolidés regroupant toutes les compagnies du système.
  
   
• Possibilité d’interrompre les données concernant les annexes.
  
   
• Possibilité de se servir des données financières contenues dans le module Grand livre ou dans des annexes.
  
   
• Possibilité de demander l’impression des rapports et des états financiers à  tout moment, même si la période comptable n’est pas terminée.
  
   
• Possibilité de définir de nouveaux rapports à  n’importe quel moment.
  
   
• Possibilité de modifier les données constituant les rapports.
  
   
• Possibilité de consulter en tout temps la documentation interactive.
  
   
• Soutien technique constant.
   

Le module des comptes à  payer

Le module Comptes à  payer permet de gérer efficacement le traitement des comptes des fournisseurs. Le module possède un fichier contenant les dossiers de fournisseurs qu’on nomme « fichiers maîtres ». Le fichier comptes à  payer possède, quant à  lui, l’information relative à  l’entrée de factures et à  la gestion de paiements.

En accord avec les principes de vérification comptable, le module offre des documents de contrôle :

• une liste de contrôle générée lors de l’entrée des factures et permettant de valider les écritures avant de demander le traitement ;
  
   
• une liste des chèques générée lorsque l’on effectue le paiement des factures.
   

De plus, le module permet l’impression de divers documents concernant : 

• les fournisseurs : les dossiers de fournisseurs, les listes de fournisseurs, les statistiques, les étiquettes aux noms des fournisseurs, etc. ;
  
   
• les comptes à  payer : la liste des transactions, la liste de distribution, la liste des comptes à  payer épurés, l’historique des comptes à  payer (elle contient aussi les paiements), l’âge des comptes, etc.
   

Finalement, le module permet de consulter les données des comptes à  payer tant à  l’écran que sur papier : renseignements sur un fournisseur, dossier des factures, dossiers des paiements, etc.
 

Des avantages incalculables
 

• Possibilité de gérer les comptes à  payer de plusieurs entreprises.
  
   
• Possibilité de traiter les devises étrangères.
  
   
• Possibilité de générer automatiquement le paiement des factures, selon le calendrier déterminé par l’usager.
  
   
• Possibilité d’associer un numéro de projet à  un compte de fournisseur, de façon à  tenir à  jour le coût des projets.
  
   
• Possibilité de gérer l’émission des chèques de plusieurs comptes de banques (système multicomptes de banque).
  
   
• Possibilité d’interrompre les données concernant les fournisseurs et les comptes à  payer à  l’écran.
  
   
• Possibilité d’envoyer les données financières produites suite au traitement des comptes à  payer dans le grand livre (le module Grand livre doit être installé).
  
   
• Possibilité de consulter en tout temps la documentation interactive.
  
   
• Soutien technique constant.
   

Le module des comptes à  recevoir

Le module Comptes à  recevoir permet de gérer efficacement le traitement des comptes clients. Le module possède un fichier contenant les dossiers des clients que l’on nomme «fichiers maîtres». Le fichier comptes à  recevoir possède, quant à  lui, l’information relative à  l’entrée de factures et à  la gestion des encaissements.

En accord avec les principes de vérification comptable, le module offre des documents de contrôle :

• une liste de contrôle générée lors de l’entrée des encaissements et permettant de valider les écritures avant de demander le traitement ;
  
   
• la gestion du dossier de crédit du client.
   

De plus, le module permet l’impression de divers documents concernant :

• les clients : les dossiers de clients, les listes de clients, les statistiques, les étiquettes aux noms des clients, le dossier de crédit du client, etc. ;
  
   
• les comptes à  recevoir : la liste des transactions, la liste de distribution, la liste des comptes à  recevoir épurés, l’historique des comptes à  recevoir (elle contient aussi les encaissements), l’Âge des comptes, etc..
   

Finalement, le module permet de consulter les données des comptes à  recevoir tant à  l’écran que sur papier : renseignements sur un client, dossiers des encaissements, etc.
 

Des avantages incalculables
 

• Possibilité de gérer les comptes à  recevoir de plusieurs entreprises.
  
   
• Possibilité de traiter des devises étrangères.
  
   
• Possibilité d’associer un numéro de projet à  un compte client de façon à  tenir à  jour les entrées de fonds des projets.
  
   
• Possibilité d’interrompre les données concernant les clients et les comptes à  recevoir à  l’écran.
  
   
• Possibilité d’envoyer les données financières produites suite au traitement des comptes à  recevoir dans le grand livre (le module Grand livre doit être installé).
  
   
• Possibilité de consulter la documentation interactive.
  
   
• Soutien technique constant.