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Les Financiers... Pour une gestion financière  fiable, complète et intégrée sur la plate-forme iSeries 400 de IBM!

Le générateur  d’états financiers (GEF)

Le tableur relationnel  simple et intégré à  votre environnement

Jusqu’à  présent, lorsque vous  avez produit des rapports financiers et effectué des analyses, vous avez  consacré beaucoup de temps à  transférer vos données manuellement de votre grand  livre au micro-ordinateur..  Sans compter qu’après ces opérations, vos données  n’étaient déjà  plus à  jour!

Maintenant, LMS vous offre une solution  intégrée. Le tableur relationnel GEF vous permet de sauver ce temps précieux  puisqu’il est relié à  vos applications sur la plate-forme iSeries  400 de IBM.  Grâce à  GEF, vous effectuez des rapports et des analyses personnalisés en  manipulant vos données directement à  partir de votre système comptable et  d’autres bases de données incluses dans votre environnement iSeries. Vous serez  étonné par la simplicité de GEF et les résultats optimaux obtenus grâce à  ses  commandes et à  ses fonctions. De plus, cette solution est multi compagnie et une  documentation complète l’accompagne.

Le tableur relationnel GEF s’intègre  avantageusement au générateur de rapports AS/PECT. Ce logiciel vous permet de  concevoir des listes personnalisées  partir de toute la base de données de  votre iSeries 400.
 

Une solution  intégrée
 

• Facile  d’utilisation, GEF s’apparente aux tableurs commerciaux les plus connus sur le  marché. De plus, GEF consiste en une fenêtre ouverte sur votre environnement  iSeries. Il possède des fonctions de liaison qui vous donnent un accès instantané  et en temps réel au grand livre ainsi qu’à  d’autres bases de données, par  exemple à  des modules relatifs aux ventes, à  la production, au budget, etc.  Enfin, un outil puissant qui s’intègre à  vos applications !

L’heure juste  à  tout moment de l’année
 

• De  conception dynamique, GEF est relié à  votre calendrier comptable de sorte qu’il  actualise constamment le contenu de vos feuilles de calcul. Par ailleurs, il  permet de présenter l’information de différentes périodes comptables pour  effectuer des calculs d’après les données de ces périodes.

Des rapports  personnalisés
 

• Vous  pouvez personnaliser vos feuilles de calcul suivant vos normes de présentation.  GEF possède des fonctions d’édition et de mise en forme de vos rapports, ainsi  qu’une fonction de liaison à  un traitement de texte iSeries 400.

Le module des  achats et des inventaires

Le module des achats et  des inventaires permet de gérer électroniquement l’acheminement des réquisitions  et de les approuver. L’acheteur peut effectuer des commandes avec une grande  facilité et il est à  même d’exercer un contrôle absolu sur chaque phase de la  commande. La gestion des inventaires contrôle le processus d’approvisionnement,  le maintien de l’inventaire perpétuel des stocks, la distribution des coûts au  requérant et elle produit des analyses de consommation des  produits.
 

Les avantages  reliés à  la conception même du module des achats et des inventaires

Sécurité  d’accès

• La gestion des  autorités permet de segmenter les tâches de façon à  assurer la confidentialité  des informations. À chaque usager travaillant dans le système, il est possible  d’assigner des tâches précises (assignation de menus spécifiques et accès à  des  dossiers particuliers).

Aide interactive

• Une aide  interactive et complète est disponible pour l’usager, en tout temps.

Fenêtres d’invite

• Plusieurs  fenêtres d’invite sont disponibles à  l’usager afin de faciliter la recherche  d’informations ou de sélectionner des paramètres disponibles.

Natif  RPG/400

• Ce module a été  développé dans un langage RPG/400 pour une utilisation optimale des ressources  du iSeries 400.

Utilisation du  code à  barres

• Impression  du code à  barres désiré pour permettre la prise d’inventaire physique.

Impression  sélective du catalogue

• L’impression du catalogue des  produits et services peut se faire selon les critères suivants  :
   
• catégorie  de produit ;
• sous-catégorie ;
• numéro du  produit.
   

Acheminement  électronique des réquisitions

• Tout le  processus de traitement des réquisitions se fait électroniquement. Ainsi, les  étapes de traitement des réquisitions peuvent être effectuées directement aux  postes de travail. Il n’est donc plus nécessaire de faire approuver l’imprimé  des réquisitions, des commandes, etc., tout au long du processus de traitement.  De plus, les facilités de communication du iSeries 400 permettent l’intégration  d’un télécopieur pour l’envoi électronique des commandes aux clients.

Approbation  électronique

• Gérée par  la sécurité d’accès, cette fonction assure l’intégralité de la réquisition en  validant la disponibilité des fonds et des exclusions à  ce processus, de la  commande et des transactions d’inventaire.

Gestion des  pré engagements des fonds

• Lors de  l’approbation, un pré engagement des fonds s’effectue de façon interactive, de  sorte que la prochaine réquisition tiendra compte des montants déjà  engagés.

Possibilité de  recherche des produits réquisitionnés selon plusieurs champs

• La  recherche d’un produit ou d'un service peut s’effectuer à  partir de plusieurs  champs de données, soit :


         par  catégorie ou par sous-catégorie ;
         par  abréviation française ou anglaise ;
         par le  code de produit des fournisseurs ;
         par le  code de produits regroupés.
 

Deux types de  réquisitions manuelles

• Le système  peut contrôler la numérotation des réquisitions ou il permet l’utilisation d’une  séquence préimprimée.

Réquisition  automatique de matériel

• Une  réquisition est générée automatiquement lorsque le point de commande est  atteint, ceci afin d’assurer un contrôle par l’acheteur des quantités à   commander et des montants disponibles.

Facilité de  recherche des fournisseurs

• Accès à  la  liste des fournisseurs et à  leur dossier respectif.

Divers modes de  classement de produits

• Les  produits en inventaire peuvent être classifiés par :
• catégorie ;
• localisation ;
• quantité  en consignation ;
• quantité  en commande.
   

Plusieurs  localisations

• Plusieurs  localisations peuvent être utilisées dans le système :

 

• entrepôt  ;
   
• local  ;
   
• allée  ;
   
• rangée  ;
   
• tablette  ;
   
• section.
   

Gestion des  disponibilités financières

• La  vérification des disponibilités financières et l’imputation des coûts aux codes  budgétaires à  la sortie sont gérées par le module des achats et des  inventaires.

Caractéristiques  de la commande d’achat

• Le système  peut créer une commande d’achat de deux façons :

 

• À  partir  d’une réquisition ;
• À  partir  de la liste des produits réquisitionnés approuvés non commandés pour un  fournisseur potentiel choisi.
  
   
• Le système  effectue :

 

• la gestion  des taxes (fédérales et provinciales) ainsi que la gestion des autres droits  (ex. : douane et transport) ;
• le  désengagement des montants engagés lors de la réquisition ;
• l'engagement des montants  spécifiés à  la commande.
   

Contrôle de la  réception des produits

• Dès la  réception des produits et services, le bordereau de livraison relié à  une  commande est saisi dans le système.
  
   
• Les  produits et les services reçus en surplus entraînent l’émission d’une  réquisition supplémentaire aux fins d’approbation de l’imputation.
  
   
• Si le  produit est en inventaire, il y aura :

 

• une  assignation de localisation et un ajustement des quantités ;
• un calcul  du prix moyen pondéré en excluant la TPS.
   

Inventaire  théorique ou physique

• La gestion  des inventaires se présente sous deux volets :

 

• théorique  ;
• physique.
  
   
• Le système  gère les écarts entre les quantités de l’inventaire théorique et celles de  l’inventaire physique, par localisation et/ou par produit.
  
   
• La  fonction historique des mouvements d’inventaire est disponible par période, par  produit et par catégorie et ce, pour les deux volets de gestion d’inventaire  (théorique et physique).
   

Calcul de la  valeur de l’inventaire

• Automatiquement, la valeur de  chaque produit de l’inventaire est calculée au prix moyen pondéré, sans la TPS.  Par contre, la TPS sera calculée pour redistribution aux différentes imputations  lors de la sortie d’inventaire.
   

Grand  livre

Le module Grand livre  permet de gérer efficacement le traitement comptable en tenant compte, s’il y a  lieu, des transactions générées par les autres modules du système financier  (comptes fournisseurs, comptes clients, paie, gestion des achats, etc.). Le  module Grand livre est le chef de file du système financier puisque c’est à  l’intérieur de ce module que l’on établit la nomenclature des comptes, que l’on  traite les écritures et que l’on demande les fermetures périodiques ou  annuelles. C’est aussi à  partir des données transmises par le module Grand livre  que seront émis les États financiers, grâce au générateur  de rapports financiers.

L’architecture du module Grand livre offre  une grande souplesse au niveau de l’arrangement du système comptable. Chacun des  comptes de la nomenclature peut être associé à  des lignes d’annexe qui servent  ensuite à  définir des rapports financiers. Il est donc possible de créer divers  documents d’analyse comptable, en plus des États financiers standards. Le module  possède un autre avantage peu courant, soit celui de permettre l’impression de  documents, tels que la balance de vérification ou les journaux comptables et ce,  même si la période financière n’est pas terminée.

Le module Grand livre  respecte les principes comptables établis et génère des rapports de contrôle  :
 

• la liste  des transactions avant le traitement comptable ;
  
   
• la liste  des écritures traitées ;
  
   
• les  journaux comptables ;
  
   
• la balance  de vérification.
   

Finalement, le  module permet de consulter les données des comptes du grand livre tant à  l’écran  que sur papier :

• interrogation des comptes  selon plusieurs formats (comparaison avec l’année antérieure, avec le budget,  lien avec les lignes d’annexe correspondant aux rapports financiers, analyse du  compte) ;
  
   
• impression  du contenu d’un ou de tous les comptes de la nomenclature ;
  
   
• impression  de l’analyse d’un compte.
   

Des avantages  incalculables
 

• Possibilité de gérer la  comptabilité de plusieurs entreprises et d’émettre des rapports  consolidés.
  
   
• Possibilité de traiter des  devises étrangères.
  
   
• Possibilité d’associer un  numéro de projet à  une écriture comptable, de façon à  tenir à  jour le coût des  projets.
  
   
• Possibilité de saisir le  budget pour chacun des comptes de la nomenclature.
  
   
• Au moment  de la fermeture de l’exercice, transfert automatique des données de l’année  courante dans celles de l’année antérieure (possibilité d’entrer les données de  l’année antérieure lors de l’installation du module Grand livre).
  
   
• Possibilité d’interroger les  données à  l’écran.
  
   
• Possibilité d’intégrer, en  tout temps, d’autres modules du système financier.
  
   
• Possibilité de consulter en  tout temps la documentation interactive.
  
   
• Soutien  technique constant.
   

Générateur de  rapports financiers

Le module Générateur de  rapports financiers permet d’imprimer les États financiers et divers autres  rapports comptables demandés par l’usager. Le module est constitué de 17 annexes  possédant chacune 9 999 lignes. Les possibilités de définition de rapport sont  donc imposantes. Une fois que le module a reçu les coordonnées servant à   construire le rapport, il peut calculer les sommes, compiler les données et  procéder à  l’impression de l’État.

Le fait de construire les états  financiers dans les annexes permet à l’usager d’obtenir, en plus des états  financiers réguliers, des rapports variés répondant à  des besoins sporadiques.  Le module Générateur de rapports financiers peut aller chercher intégralement  des sommes contenues dans les comptes de grand livre ou dans des annexes. Au  besoin, un coût de revient peut être intégré aux rapports. On peut aussi  demander au module d’établir un pourcentage mettant en rapport deux lignes  d’annexe.

De plus, l’usager peut définir le type de comparaison qu’il  veut trouver dans son rapport (par exemple, période courante et année courante,  année courante et année précédente, budget, etc.).
 

Des avantages  incalculables

• Possibilité de  générer les rapports comptables et les états financiers de plusieurs  entreprises.
  
   
• Possibilité de  générer les états consolidés regroupant toutes les compagnies du  système.
  
   
• Possibilité  d’interrompre les données concernant les annexes.
  
   
• Possibilité de se  servir des données financières contenues dans le module Grand livre ou dans des  annexes.
  
   
• Possibilité de  demander l’impression des rapports et des états financiers à  tout moment, même  si la période comptable n’est pas terminée.
  
   
• Possibilité de  définir de nouveaux rapports à  n’importe quel moment.
  
   
• Possibilité de  modifier les données constituant les rapports.
  
   
• Possibilité de  consulter en tout temps la documentation interactive.
  
   
• Soutien technique  constant.
   

Le  module des comptes à  payer

Le module Comptes à  payer  permet de gérer efficacement le traitement des comptes des fournisseurs. Le  module possède un fichier contenant les dossiers de fournisseurs qu’on nomme «  fichiers maîtres ». Le fichier comptes à  payer possède, quant à  lui,  l’information relative à  l’entrée de factures et à  la gestion de  paiements.

En accord avec les principes  de vérification comptable, le module offre des documents de contrôle  :

• une liste de  contrôle générée lors de l’entrée des factures et permettant de valider les  écritures avant de demander le traitement ;
  
   
• une liste des  chèques générée lorsque l’on effectue le paiement des  factures.
   

De plus, le module  permet l’impression de divers documents concernant : 

• les fournisseurs :  les dossiers de fournisseurs, les listes de fournisseurs, les statistiques, les  étiquettes aux noms des fournisseurs, etc. ;
  
   
• les comptes à  payer  : la liste des transactions, la liste de distribution, la liste des comptes à   payer épurés, l’historique des comptes à  payer (elle contient aussi les  paiements), l’âge des comptes, etc.
   

Finalement, le module  permet de consulter les données des comptes à  payer tant à  l’écran que sur  papier : renseignements sur un fournisseur, dossier des factures, dossiers des  paiements, etc.
 

Des avantages  incalculables
 

• Possibilité de gérer les  comptes à  payer de plusieurs entreprises.
  
   
• Possibilité de traiter les  devises étrangères.
  
   
• Possibilité de générer  automatiquement le paiement des factures, selon le calendrier déterminé par  l’usager.
  
   
• Possibilité d’associer un  numéro de projet à  un compte de fournisseur, de façon à  tenir à  jour le coût des  projets.
  
   
• Possibilité de gérer  l’émission des chèques de plusieurs comptes de banques (système multicomptes de  banque).
  
   
• Possibilité d’interrompre les  données concernant les fournisseurs et les comptes à  payer à  l’écran.
  
   
• Possibilité d’envoyer les  données financières produites suite au traitement des comptes à  payer dans le  grand livre (le module Grand livre doit être installé).
  
   
• Possibilité de consulter en  tout temps la documentation interactive.
  
   
• Soutien  technique constant.
   

Le module des  comptes à  recevoir

Le module Comptes à   recevoir permet de gérer efficacement le traitement des comptes clients. Le  module possède un fichier contenant les dossiers des clients que l’on nomme  «fichiers maîtres». Le fichier comptes à  recevoir possède, quant à  lui,  l’information relative à  l’entrée de factures et à  la gestion des  encaissements.

En accord avec  les principes de vérification comptable, le module offre des documents de contrôle :

• une liste de  contrôle générée lors de l’entrée des encaissements et permettant de valider les  écritures avant de demander le traitement ;
  
   
• la gestion du  dossier de crédit du client.
   

De plus, le module  permet l’impression de divers documents concernant :

• les clients : les  dossiers de clients, les listes de clients, les statistiques, les étiquettes aux  noms des clients, le dossier de crédit du client, etc. ;
  
   
• les comptes à   recevoir : la liste des transactions, la liste de distribution, la liste des  comptes à  recevoir épurés, l’historique des comptes à  recevoir (elle contient  aussi les encaissements), l’Âge des comptes, etc..
   

Finalement, le module  permet de consulter les données des comptes à  recevoir tant à  l’écran que sur  papier : renseignements sur un client, dossiers des encaissements,  etc.
 

Des avantages  incalculables
 

• Possibilité de gérer les  comptes à  recevoir de plusieurs entreprises.
  
   
• Possibilité de traiter des  devises étrangères.
  
   
• Possibilité d’associer un  numéro de projet à  un compte client de façon à  tenir à  jour les entrées de fonds  des projets.
  
   
• Possibilité d’interrompre les  données concernant les clients et les comptes à  recevoir à  l’écran.
  
   
• Possibilité d’envoyer les  données financières produites suite au traitement des comptes à  recevoir dans le  grand livre (le module Grand livre doit être installé).
  
   
• Possibilité de consulter la  documentation interactive.
  
   
• Soutien  technique constant.